Wil jij een sleutelrol vervullen binnen de afdeling Urologie van het UMC Utrecht? Als stafsecretaresse zorg je samen met je collega voor een soepel lopend secretariaat en bied je directe ondersteuning aan de staf.

Dit ga je doen

Je werkzaamheden zijn veelzijdig en afwisselend. Je verdeelt de taken met je duo-collega en bent het aanspreekpunt voor artsen, onderzoekers en collega’s binnen de afdeling. Concreet houd je je bezig met:

• Agendabeheer en het plannen van afspraken;
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Telefoonaanname en doorverwijzen van vragen;
• Voorbereiden en notuleren van stafvergaderingen;
• Voorraadbeheer en archiefbeheer;
• Opstellen van weekroosters en multidisciplinaire overleggen voorbereiden;
• Bijhouden van absentieregistratie.

Daarnaast pak je doorlopende taken op, zoals:

• Organiseren van refereeravonden;
• Opstellen van maandelijkse dienstroosters;
• Registreren van verlof en uren van arts-assistenten in Monaco;
• Voorbereiden van het jaarbeeld en verwerken van publicaties in PURE;
• Beheren van medische protocollen;
• Registreren van artsen in opleiding in Dynamics;
• Voorbereiden van opleidings- en kwaliteitsvisitaties (eens per vijf jaar).

Je ondersteunt ook het afdelingshoofd met personele taken, waaronder:

• Aanmelden van nieuwe medewerkers;
• Doorvoeren van mutaties in het digitale personeelsportaal.

Hier ga je werken

De afdeling Urologie is een dynamische vakgroep binnen het UMC Utrecht. Het team bestaat uit:

• Zeven urologen
• Eén à twee fellows
• Drie tot vijf urologen in opleiding
• Drie tot vijf artsen niet in opleiding (anios)
• Een arts functionele urologie
• Een trialcoördinator
• Meerdere onderzoekers

De subafdeling Kinderurologie in het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ) beschikt over een eigen secretariaat. Jij werkt in een secretariaat dat vijf dagen per week bemand is. De vacature betreft 50% inzet: op donderdag en vrijdag en om de week op woensdag. Startdatum is bij voorkeur 1 januari 2026.

Dit neem je mee

Je bent goed in overzicht bewaren, schakelen en samenwerken. Verder breng je mee:

• Minimaal mbo- of havo-werk- en denkniveau;
• Een afgeronde relevante opleiding of ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Vermogen om prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken;
• Stressbestendigheid, accuratesse, verantwoordelijkheidsgevoel en een proactieve houding;
• Ervaring met Word, Outlook en Excel;
• Voldoende beheersing van de Engelse taal om telefoongesprekken en eenvoudige correspondentie af te handelen.

Een pré is:

• Ervaring met het personeelsportaal van het UMC Utrecht;
• Kunnen werken met PURE, Monaco en/of Dynamics.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2677,- en € 3678,- bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.